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課題カタログの請求や配送停止の受付を自動化したい

カタログ請求やダイレクトメールの配信停止業務に追われています!

カタログ請求やダイレクトメールの配信停止業務に追われています!

  • コールセンターのオペレーターがカタログ請求やダイレクトメールの配信停止、受注に関する電話対応を分業せず一挙に行っています。
  • カタログ請求が集中する時期にあふれ呼や放棄呼の発生を抑えようとすると、回線数やオペレーター数を増やす必要があるため、コストがかさんでしまいます。
  • 商品やサービスの受注業務を兼務しているコールセンターの場合、ダイレクトメールの停止依頼が増えると、注文に対応できるオペレーター数が減るため、売上機会を損失することになります。

カタログ請求やダイレクトメールの配信停止に関する電話対応を自動化して生産性を高めます!

お客様からの様々なお問い合わせをCyzoPHONEで分岐し、カタログ請求やダイレクトメールの配信停止等の定型業務を音声ガイダンスで自動応答します。

お問い合わせ自動応答システムの導入メリット

  • POINT1

    お客様からの電話にガイダンス音声で自動対応することにより、オペレーターの人件費を削減できます。

  • POINT2

    お客様との通話が自動化されることで、カタログやダイレクトメールの誤発送を防げます。

  • POINT3

    お客様からのカタログ請求やダイレクトメールの配信停止依頼を自動応答に切り替えることで、オペレーターをより生産性の高いコミュニケーション業務に割り振ることができます。

お問い合わせ自動応答システムの仕組み

  1. お問い合わせ専用のIVR(自動音声応答)フローが起動し、ガイダンスを開始します。
  2. お客様の要望に応じて、カタログ請求やダイレクトメールの配信停止に必要な配送先情報や会員番号等をボタン操作や音声録音お客様に入力いただきます。
  3. 貴社のご担当者様が管理サイトを利用して着信応答状況の確認やガイダンスの変更等のメンテナンスを行います。
  4. 【配送システムと連係している場合】
    ガイダンスの過程でカタログ発送やダイレクトメールの配信停止に必要な情報を配送システムに転送します。

お問い合わせ自動応答システム導入までの基本的な流れ

ヒアリング・ご提案
1)お客様のご要望やニーズ、用途などについて、お打ち合わせさせていただきます。
2)お客様に最適なプランをご提案、お見積りさせていただきます。
  なお、ご要望の内容によっては、カスタマイズ開発が別途必要となる場合があります。

ご契約
サービス利用規約をご確認のうえ、お申込用紙を当社までご提出ください。

セットアップ
当社にて電話番号やガイダンス用の音声ファイル、情報提供の標準的なコールフローを設定します。設定完了後、当社よりCyzoPHONEの管理者アカウント情報等をご案内させていただきます。管理者アカウント情報が届きましたらCyzoPHONEの管理サイトにログインいただき、設定内容をご確認ください。

トレーニング
当社よりCyzoPHONE操作マニュアルを提供いたします。操作マニュアルを参考に、お客様にてオペレータを対象とした着信応答履歴の閲覧や検索、着信応答履歴リストのダウンロードなど、運用に必要な業務についての手順を習得するためのトレーニングを行ってください。

運用開始
CyzoPHONEの管理サイトにて、コールフローを起動した時点からサービス開始となります。

お問い合わせ自動応答システムについて、もっと知りたい方は

株式会社エヌジェーケー システム事業本部 オリジナルソリューション事業部

03-5117-1926(平日 9:00~17:00)
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